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PolÍticas de compra

Política de reembolso


1 Objetivo Padronizar as atividades de reembolso de despesas para colaboradores em viagens a serviço, gastos com clientes e projetos em andamento.

2 Abrangência Todos os funcionários da Share Your Sex

3 Definições

REEMBOLSO - restituição de valor pago em função de uma despesa feita pelo funcionário em nome Share Your Sex


4 Descrição dos Procedimentos

PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO:

4.1 O formulário deve ser preenchido com: nome, centro de custo, motivo da despesa, breve sumário de cada despesa, assinado pelo executor e aprovado conforme os limites estabelecidos;

4.2 Anexar os comprovantes de cada valor gasto. Os comprovantes devem conter: a) Razão Social e CNPJ; b) Para refeições: relacionar no verso da nota o nome dos participantes, cargo, empresa e motivos; c) Demais notas: identificar os motivos e participantes, quando houver mais de uma pessoa envolvida no gasto.

4.3 Separar as despesas feitas em Real e em outra moeda;

4.4 Informar os valores recebidos como adiantamento, seja em Real ou outra moeda;

4.5 Serão devolvidos ao requisitante os formulários: a) Rasurados; b) Sem explicação do motivo da despesa; c) Sem comprovante anexo; d) Sem as devidas aprovações.

APROVAÇÃO

 

4.6 Os funcionários devem colher as devidas aprovações de seus gestores.

 

4.7 O Departamento Financeiro deve verificar se as assinaturas nos formulários estão de acordo com os gestores de cada área.

REGRAS GERAIS

 

4.8 As despesas devem ser realizadas estritamente com o objetivo de viabilizar a execução do trabalho ou a realização de um projeto (inclusive treinamento).

4.9 A realização de despesas durante a execução de um trabalho deve ser norteada pela maior economia possível, uma vez que os mesmos representam custos para a operação.

4.10 Os gastos a serem incorridos na realização de um trabalho devem obrigatoriamente seguir as regras estabelecidas neste procedimento.

4.11 Eventuais exceções devem ser obrigatoriamente discutidas previamente com o CEO.

 

4.12 Todas as solicitações de reembolso de despesa devem ser solicitadas utilizando-se o Share Your Sex

Política de Reembolso de Despesas, Formulário Requisição de Reembolso;

 

4.13 Os comprovantes de despesas (Notas simplificadas e recibos) devem ter a indicação da Razão Social e do CNPJ da empresa.

 

4.14 Todas as solicitações de reembolso de despesas, devem ser solicitadas e entregues para o departamento Financeiro obedecendo os prazos a seguir: a) Entrega até o dia 05 (cinco) do Mês -Recebimento dia 10 (dez) do Mês; b) Entrega até o dia 15 (quinze) do Mês - Recebimento dia 20 (vinte) do Mês.

 

4.15 Não são aceitas, sob nenhuma hipótese, prestações de contas com solicitação de reembolso de compras de equipamentos e material de escritório e outros itens que não estejam descritos neste procedimento;

 

4.16 Todas as prestações de contas serão revisadas pelo departamento financeiro, caso estejam em desacordo com este procedimento não serão reembolsadas (mesmo que aprovadas);

 

4.17 As despesas com cursos externos, inscrições em eventos, certificações nacionais e internacionais, devem ser aprovadas previamente pelo CEO.

PERIODICIDADE

 

4.18 As prestações de contas devem ser elaboradas no mês em que as despesas são incorridas. 4.19 O prazo para entrega das requisições é de até 02 (dois) dias após o gasto, ou retorno da viagem.

DESPESAS NÃO REEMBOLSÁVEIS


4.20 PASSAGENS AÉREAS a) As passagens aéreas devem ser adquiridas pela área administrativa da Share Your Sex e devem ser solicitadas com pelo menos 15 dias de antecedência; b) Não serão reembolsadas ou pagas as passagens aéreas adquiridas por agentes de viagens não autorizados ou diretamente das companhias aéreas; c) As datas de embarque e retorno devem ser programadas de acordo com as exigências do trabalho/treinamento, visando maximizar a economia em termos de estada e tarifas aéreas. d) Os bilhetes de viagem eventualmente não utilizados devem, obrigatoriamente, ser cancelados tempestivamente por intermédio da área administrativa. e) Remarcações e cancelamentos devem ser feitos em caso extremos mediante prévia autorização, evitando assim custos desnecessários. f) Todos os voos devem ser reservados em classe econômica; g) As exceções devem ser discutidas com o CEO;

 

4.21 HOSPEDAGEM

a) Solicitar à área Administrativa reserva nos hotéis pré-selecionados pela Share Your Sex.

b) Quando aplicável, serão reservados quartos duplos ou triplos;

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Política de Reembolso de Despesas


DESPESAS REEMBOLSÁVEIS


4.22 TRANSLADOS E TRANSPORTES

a) Táxi - Os valores de táxi serão reembolsados mediante apresentação de recibo original, sem nenhum tipo de rasura. Na prestação de contas deverão ser descritos os trechos e os dias de utilização dos táxis:

• A utilização de taxi deve ser feita, sempre que possível, de forma compartilhada pela equipe do projeto; deve-se utilizar o serviço conexão aeroporto nos deslocamentos para o aeroporto de Confins; b) Estacionamento - Os valores de estacionamento só serão reembolsados quando os funcionários estiverem em visitas a clientes, ou reuniões externas para discussões de assuntos de interesse da Share Your Sex.

4.23 ALMOÇO

 

a) As despesas com almoço não são elegíveis para fins de reembolso, exceto quando:

• Viagem ao exterior – até VALOR A SER DEFINIDO

• Almoço com clientes – previamente autorizado

• Finais de semana ou feriados excepcionalmente quando estiver a trabalho, o reembolso deve ser previamente autorizado. b) Dessa forma, não são passíveis de reembolso, entre outras, as seguintes despesas de almoço:

• em treinamento (mesmo que fora de sua base); e

• em viagens nacionais.

4.24 JANTAR

a) O reembolso do jantar será feito considerando o valor máximo por refeição de R$25,00, sendo que são elegíveis para esse reembolso as despesas realizadas em viagens nacionais e treinamentos. b) Projeto: quando ocorrer situação em que o projeto exija a permanência da equipe durante a noite. Este reembolso tem um caráter de excepcionalidade e deve ser aprovado previamente pelo gestor da área . 4.25 CAFÉ DA MANHÃ a) As despesas com café da manhã serão reembolsadas pela Empresa quando o profissional estiver em viagem com limite de R$15,00, quando não estiver incluído na diária de hotel.

4.26 FRIGOBAR

a) São admissíveis reembolso de despesas com frigobar até R$15,00 . Não estão incluídas bebidas alcoólicas e cigarros;

4.27 TELEFONEMAS

a) São passíveis de serem reembolsadas as chamadas telefônicas que sejam realizadas exclusivamente por razões de trabalho. b) Chamadas feitas por celulares ou telefones particulares devem ser reembolsadas quando houver o detalhamento da chamada na respectiva conta telefônica; c) Os profissionais que estão fora de sua base, têm direito de realizar ligações pessoais em quantidades razoáveis.

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Política de Reembolso de Despesas
4.28 INTERNET

 

a) Será reembolsada diárias de internet em hotel, em quantidades razoáveis, desde que sejam para uso exclusivo da empresa.

4.29 LAVANDERIA

 

a) São passíveis de serem reembolsados os valores que sejam compatíveis com o tempo de estada (no mínimo 3 dias) e em quantidades razoáveis.

4.30 GORJETAS

 

a) São reembolsados os valores que sejam compatíveis com o serviço prestado e nos termos das convenções internacionalmente aceitas (10% no Brasil e 15% no exterior para serviços de hotelaria e restaurantes), com os respectivos comprovantes de cartão de crédito.

4.31 DESPESAS EFETUADAS EM MOEDA ESTRANGEIRA

 

a) Despesas efetuadas em moeda estrangeira mediante cartão de crédito

• A prestação de contas deve ser elaborada com base na taxa de câmbio da moeda estimada para o dia do vencimento da fatura fornecida pela operadora de cartão;

• Se esta taxa não seja conhecida no momento da elaboração da prestação de contas, deve ser utilizada a taxa de câmbio turismo do dia anterior.

• As prestações de contas que envolvam a utilização de outra moeda que não o Real - R$ devem conter em anexo planilha demonstrando os valores e a taxas de câmbio utilizadas para fins de conversão para nossa moeda local. b) Variação da taxa do dólar estimada

• Variação Negativa: emitir solicitação de reembolso contendo o valor dessa variação deve ser acompanhada da cópia da respectiva fatura do cartão de crédito.

• Variação Positiva: devolver o valor mediante cheque nominal ou depósito identificado. c) Imposto sobre Operações Financeiras - IOF

• O IOF incidente sobre as despesas incorridas no exterior (ocorre somente quando o pagamento destas é feito por cartão de crédito) são passíveis de reembolso pela Empresa.

• Devem ser emitida nas prestações contas, em atividade específica. Cópia da fatura do cartão de crédito indicando o valor do IOF deve ser anexada à prestação de contas. d) Despesas pagas com papel moeda

• As despesas em dólares ou em outra moeda estrangeira devem ser convertidas para Reais (R$) pela taxa dessa moeda vigente na data da elaboração da prestação de contas.

5 Referências 5.1 Formulários

• Solicitação de reembolso.


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III. Política de entrega: o prazo para entrega dos Produtos é informado durante o procedimento de compra, contabilizado em dias úteis. As entregas dos Produtos são realizadas de segunda a sexta-feira, das 8h às 22h. Excepcionalmente, algumas entregas de Produtos podem ocorrer aos sábados, domingos e feriados.

III.I - A conferência da adequação das dimensões do produto é de responsabilidade do Cliente, que deverá se assegurar de que estas estão de acordo com os limites espaciais dos elevadores, portas e corredores do local da entrega. Não será realizada a montagem ou desmontagem do produto, transporte pela escada e/ou portas e janelas, ou içamento das entregas.

III.II - Serão realizadas até três tentativas de entrega no local informado, em dias alternados, com intervalo de até 48h entre uma entrega e outra. É indispensável que, no endereço solicitado, haja uma pessoa autorizada pelo comprador, maior de 18 anos, e portando documento de identificação para receber a mercadoria e assinar o protocolo de entrega. Se houver três tentativas de entrega sem sucesso, o pedido retornará para o Centro de Distribuição da www.shareyoursex.com.bt.

III.III - Após a finalização do pedido não é possível alterar a forma de pagamento e/ou endereço de entrega, solicitar adiantamento ou, ainda, prioridade da entrega.

III.IV - O prazo de entrega informado durante o procedimento de compra do Produto leva em consideração o estoque, a região, o processo de emissão da nota fiscal e o tempo de preparo do produto. A cada atualização no status de entrega do pedido, o sistema da www.shareyoursex.com.bt envia, automaticamente, e-mails de alerta para o Cliente.

III.V - O valor do frete da entrega é calculado com base no local de entrega, peso e dimensões do Produto.

III.VI - A www.shareyoursex.com.bt não autoriza a transportadora a: entrar no domicílio; entregar por meios alternativos (exemplo: içar produto por janela); realizar instalação ou manutenção de produtos; abrir a embalagem do produto; realizar entrega em endereço diferente do que consta no DANFE; realizar entrega a menor de idade ou sem documento de identificação.

III.VII - A www.shareyoursex.com.bt não se responsabiliza pela retenção de mercadorias na SEFAZ quando esta se dever exclusivamente a pendências do cliente, sendo, portanto, necessário seu comparecimento no posto fiscal para que a mercadoria seja liberada, tendo em vista que nestes casos as informações referentes a liberações e pagamentos só são passadas aos interessados.

IV. Direito de arrependimento: ao Cliente será facultado o exercício do direito de arrependimento da compra, com a finalidade de devolução do Produto, hipótese na qual deverão ser observadas as seguintes condições: o prazo de desistência da compra do produto é de até 7 (sete) dias corridos, a contar da data do recebimento; em caso de devolução, o produto deverá ser devolvido à www.shareyoursex.com.bt na embalagem original, acompanhado do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), do manual e de todos os seus acessórios.

IV.I - O Cliente deverá solicitar a devolução através do Serviço de Atendimento ao Cliente (SAC) ou diretamente no Painel de Controle, no tópico "cancelar pedido". As despesas decorrentes de coleta ou postagem do Produto serão custeadas pela www.shareyoursex.com.bt.

IV.II - Após a chegada do produto ao Centro de Distribuição, a www.shareyoursex.com.bt verificará se as condições supra citadas foram atendidas. Em caso afirmativo, providenciará a restituição no valor total da compra.

IV.III - Em compras com cartão de crédito a administradora do cartão será notificada e o estorno ocorrerá na fatura seguinte ou na posterior, de uma só vez, seja qual for o número de parcelas utilizado na compra. O prazo de ressarcimento e, ainda, a cobrança das parcelas remanescentes após o estorno integral do valor do Produto no cartão de crédito do Cliente realizado pela www.shareyoursex.com.bt, é de responsabilidade da administradora do cartão. Na hipótese de cobrança de parcelas futuras pela administradora do cartão, o Cliente não será onerado, vez que a www.shareyoursex.com.bt, conforme mencionado acima, realiza o estorno do valor integral do Produto em uma única vez, sendo o crédito referente ao estorno concedido integralmente pela administradora do cartão na fatura de cobrança subsequente ao mês do cancelamento.

IV.IV - Em compras pagas com boleto bancário ou débito em conta, a restituição será efetuada por meio de depósito bancário, em até 10 (dez) dias úteis, somente na conta corrente do(a) comprador(a), que deve ser individual. É necessário que o CPF do titular da conta corrente.